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檔案的出、入庫，通過后臺發送任務，智能取檔機器人自動完成將檔案放到取檔口或放回檔案架，不需進入檔案室內操作。可以根據檔案庫房存儲規范更改，或檔案使用頻率情況，調整檔案存儲策略，下達任務自動完成檔案的整架。

無人值守智慧檔案庫房建設后，采用封閉式管理，檔案的存取都通過取檔口來完成，工作人員也不需要再進入檔案庫房內，工作人員也只能接觸通過系統來調取的檔案，減少檔案的接觸，同時所有調用都有記錄產生。

無人值守智慧檔案庫房采用“一檔一芯”（一檔一碼）的管理模式，為每個檔案粘貼一個RFID電子標簽（定位碼標簽）作為身份標識。

檔案庫房的存取通過智能取檔機器人來完成，智慧檔案庫房綜管系統可以對檔案庫房內檔案進行動態統計；檔案庫房調度任務“三位一體”全面監控，包含AGV機器人實時調度、異常調度及整體調度統計，全面實現檔案調度的可視化管理

無人庫房智能取檔機器人上安裝有三個RFID天線（識別鏡頭），一個天線嵌入在機械夾手內，用于讀取智能取檔機器人抓取的檔案信息；兩個安裝在智能取檔機器人兩側，用于智能取檔機器人行走過程中，快速讀取檔案架兩側的檔案。

借助RFID技術非接觸式、非可視化、密集讀取等特點，可以快速核實檔案盒內貼有RFID電子標簽的檔案資料是否存在。這個操作可以在兩個位置處理，一是在存取檔一體機內，二是在智能取檔機器人抓取檔案后。

無人值守智慧檔案庫房定位為無人化管理，非特殊情況（如需要硬件維護等）庫房不需要人員進去維護。此時庫房內可以填充臭氧等惰性氣體，有效的殺害庫房環境中的病毒細菌等，也提高庫房的防火等級，使檔案存儲更安全。

存取檔一體機內，可以選配紫外線殺毒燈。在檔案歸還后，先通過紫外線快速殺毒，殺毒時間可以設置。確認殺毒完成后，智能取檔機器人再將檔案進行上架。實現檔案存儲的精準殺毒。

工作人員需要借閱檔案時，在后臺發送借閱申請，無人庫房立即響應，取檔后將檔案放入檔案存取檔一體機，并通知工作人員前往取檔。